Il controllo di gestione non è un software


Il controllo di gestione aziendale per alcuni imprenditori è sinonimo di “software molto costoso e complicato da utilizzare”, oppure di tecniche contabili particolari che possono essere gestite solo da consulenti o impiegati con una specifica formazione. Niente di tutto questo.

Increasing performance graph

L’altro giorno parlavo con un imprenditore del mio lavoro. Quando gli ho detto che mi occupo di controllo di gestione mi ha risposto:

“Ah anche noi in azienda abbiamo il controllo di gestione. Purtroppo però non riusciamo a farlo funzionare. E pensare che l’ho pagato anche un pacco di soldi”.

Purtroppo non è la prima volta che sento questa tipo di frase o una sua variante. Allora ho detto a me stesso: “Appena puoi devi scrivere un post post sull’argomento”.

Prima però chiarire cosa è il controllo di gestione voglio precisare cosa non è.

Il controllo di gestione non è un software.

Il malinteso nasce dal fatto che molte case produttrici di software gestionali e contabili, i cosiddetti ERP, utilizzano il nome “controllo di gestione” per identificare il modulo del loro programma che si occupa di generare statistiche e report di tipo gestionale.

Il più delle volte questi programmi sono utilizzati come specchietti per le allodole perché nelle dimostrazioni sono quelli che creano il maggior impatto visivo.

Effettivamente alcuni sono graficamente molto accattivanti.

ERP_cruscotto_controllo_gestione

Assomigliano al cruscotto di una macchina (alcuni di un astronave) e i grafici evidenziano tutte le informazioni di cui l’imprenditore ha bisogno.

Fatturato, Margine, Costi, suddivisi per cliente, nazione etc. Sono talmente belli che sembra quasi che il fatturato possa aumentare solo spingendo un bottone.

Peccato che poi quando il modulo viene installato in una piccola azienda e non viene gestito come si deve le lancette del cruscotto sembrano sempre in riserva.

Questo perché il software è solo uno strumento del sistema di controllo di gestione aziendale.

E’ il mezzo all’interno del quale vengono raccolti ed analizzati i dati derivanti dalla gestione aziendale, per essere visualizzati in modo aggregato e fornire al management delle informazioni omogenee.

Il controllo di gestione non è riservato solo ad aziende di grandi dimensioni.

Anche qui il malinteso nasce dal fatto che i sistemi di controllo gestionale sono principalmente utilizzati nelle imprese di grosse dimensioni. Questo perché nelle aziende di questo tipo i processi produttivi, la varietà dei prodotti, i canali di vendita, possono essere anche molto complessi e ramificati. E’ chiaro che il management ha bisogno di un sistema di rilevazione e rendicontazione avanzato per poter guidare l’azienda e prendere le decisioni con tempestività.

Questo però non vuol dire che l’amministratore di una piccola azienda o il titolare di una ditta individuale, con dei processi di lavorazione e vendita lineari e poco complessi, non possano impostare un sistema di controllo che li aiuti a tenere sotto controllo la loro attività.

Il controllo di gestione non è difficile da implementare.

E’ necessario precisare che tutte le aziende sono diverse tra loro per dimensione, attività, processi produttivi, canali di vendita etc.. E’ chiaro quindi che la difficoltà di impostazione di un sistema di controllo di gestione varia in base alla varietà e alla complessità e dei processi aziendali.

I sistemi di controllo di aziende multinazionali e multi prodotto come Procter & Gamble o GE sono sicuramente molto complicati da impostare, in quanto richiedono la conoscenza approfondita di ogni singolo processo, la verifica di centinaia se non migliaia di variabili e la partecipazione di diverse persone a diversi livelli di responsabilità.

Il controllo di gestione di una pizzeria o di una falegnameria è sicuramente meno complicato da implementare e una volta impostato può essere gestito da una sola persona o addirittura dal titolare.

Ma in definitiva cosa è il controllo di gestione?

Il controllo di gestione è costituito da tutte quelle attività poste in essere dalla direzione aziendale per:

  1. pianificare l’andamento dell’impresa per un determinato periodo di tempo
  2. rilevare periodicamente i risultati ottenuti;
  3. comparare i dati consuntivi con quelli precedentemente previsti;
  4. analizzare le cause degli scostamenti e adottare le azioni correttive per limitare o eliminare le differenze.

Per esempio nell’impostare il sistema di controllo di gestione di un’azienda produttrice di automobili, il management dovrà:

  1. Pianificare il numero di automobili da produrre/vendere in un determinato anno, i relativi ricavi, i costi di produzione, ed i margini che si vogliono ottenere.
  2. Registrare sistematicamente le vendite, gli acquisti di materie prime, il costo del personale e tutti gli altri costi di gestione dell’azienda. Questa rilevazione avviene solitamente tramite i sistemi contabili aziendali e con appositi strumenti di contabilità analitica.
  3. Mettere a confronto le vendite effettive di auto, i relativi ricavi, costi e margini con quelli previsti nel piano;
  4. Analizzare gli scostamenti e adottare delle azioni per limitarne le differenze. Come mai ho venduto un numero X di automobili se avevo previsto di venderne Y? Cosa ha determinato questa differenza? Come si può ridurre o eliminare?

Nel caso di una pizzeria invece, il proprietario o il gestore dovrà:

  1. Pianificare il numero di pizze da produrre/vendere in un determinato anno, in base alla posizione, alla capienza del locale e alla rotazione dei posti,  i relativi ricavi, il costo di produzione delle pizze, ed i margini che si vogliono ottenere.
  2. Registrare sistematicamente il numero di pizze vendute ed i relativi ricavi, registrare gli acquisti effettivi di materie prime, il costo del personale e tutti gli altri costi di gestione della pizzeria. La registrazione di questi dati avviene solitamente tramite i sistemi contabili aziendali, ma è possibile farlo anche utilizzando Excel o un semplice blocco notes.
  3. Mettere a confronto le vendite effettive delle pizze, i relativi ricavi, costi e margini, con quelli previsti nel piano;
  4. Analizzare le differenze tra i dati consuntivi e quanto pianificato. Come mai ho venduto un meno pizze di quanto avevo previsto? Cosa ha determinato questa differenza? Cosa bisogna cambiare per migliorare il risultato?

Implementare e gestire correttamente un sistema di controllo aziendale consente all’imprenditore o al management di avere saldamente in mano la guida dell’azienda, con una strada ben delineata fin dall’inizio, una meta da raggiungere e delle soste periodiche e programmate per verificare dove si è ed eventualmente cambiare direzione.

E tu? Hai implementato un sistema di controllo di gestione nella tua azienda? Che difficoltà hai incontrato nel predisporlo e nel gestirlo? Lascia un commento con la tua esperienza.


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