3 Apps Per Migliorare La Produttività

Evernote-Trello-Dropbox-Produttivita

Migliorare la produttività è sempre stata una mia fissazione. Ho sempre cercato il modo per fare più cose, in minor tempo e nel miglior modo possibile.

Migliorare la produttività con Evernote Trello e DropboxDa quando ho iniziato a studiare e poi a lavorare provato di tutto per rendere la mia vita lavorativa più semplice e più efficiente.

Ho letto libri, sperimentato teorie, applicato metodi e testato software di ogni tipo.

Adesso il mio pallino sono le apps, soprattutto quelle di produttività.

I miei amici mi prendono spesso in giro dicendomi che sono esagerato e che un giorno troverò anche una app per andare in bagno. Forse hanno ragione.

La verità è che le apps a me piacciono. Sono sempre alla ricerca di nuove. Le provo, le confronto e le condivido.

Non tutte però finiscono nella mia cassetta degli attrezzi. Alcune ci entrano solo per poco, giusto il tempo di provarle e poi ciao.

Altre invece sono li da un bel po’ e costituiscono gli strumenti del mio lavoro quotidiano di cui non potrei fare a meno.

Quelle che utilizzo praticamente tutti i giorni sono tre, aumentando la mia produttività in maniera esponenziale, aiutandomi a ricordare, pianificare e archiviare.

  1. Evernote.

    Da quando l’ho scoperta è sempre stata nella mia cassetta degli attrezzi diventando la mia memoria digitale.

    Evernote migliora la produttivitàEvernote è un software semplice ma potentissimo pensato per prendere appunti di ogni tipo che vengono archiviati su uno spazio web messo a disposizione dal produttore.

    Con Evernote puoi prendere diversi tipi di note che vengono definite indovina un po’? notes: testo, immagini, pagine web, appunti vocali, appunti scritti. Alle note possono essere anche allegati dei file e attribuite delle parole chiave, o “tag” che facilitano la ricerca una volta archiviate.

    Inoltre le note possono essere organizzate in cartelle separate dette taccuini e i taccuini raggruppati in pile  dette stacks.

    Io uso Evernote principalmente come applicazione desktop per Windows, oppure come app sul mio smartphone Android. Però può essere utilizzato anche su iOS, Chrome OS, Blackberry OS, Windows Mobile.

    Tutte le note vengono archiviate nei server del produttore e sincronizzate su tutti i dispositivi su cui è installato. Questo significa che se prendo un appunto sul mio smartphone me lo ritrovo quasi istantaneamente anche sul mio computer o tablet e viceversa. Comodo?

    Esistono diverse versioni di Evernote. La versione gratuita ha un limite di capacità di utilizzo pari a 60Mb al mese, Quella Premium costa 5€ al mese o 40€ all’anno e ha un limite di 1Gb al mese. La versione premium ha inoltre funzionalità maggiori per quanto riguarda OCR, sicurezza dei dati e ricerca di testo all’interno di file PDF. Esiste inoltre una versione Business che costa 10€ per utente al mese con  un limite di 2Gb al mese e maggiori funzionalità di condivisione.

    Le funzionalità di Evernote sono inoltre integrate con plugin quali Skitch, Evernote Webclipper, Evernote Clearly rendendolo veramente potente e versatile.

    Come usare Evernote. Ci sono milioni di modi per utilizzare Evernote. Se vuoi, puoi prendere spunto dal libro Evernote Essential 4.0 scrittto da Brett Kelly (in inglese)  oppure da uno dei tanti tutorials per Evernote su Youtube.

    Io lo uso per catturare le mie idee, archiviare pagine di siti web che mi interessa rivedere, prendere appunti vocali, scrivere le bozze dei miei articoli. E’ possibile anche usare la funzionalità di dettatura del proprio smartphone per dettare ad Evernote articoli per il tuo blog come suggerito in questo post.

    Alternative. Un’alternativa valida ad Evernote può essere Keep, un servizio introdotto da Google nel marzo del 2013, con alcune funzionalità in meno rispetto ad Evernote ma che si integra pienamente con le altre applicazioni di Google Drive.

  2. Trello.

    Trello è un’applicazione per la gestione dei progetti, gratuita e basata sul metodo Kanban ideato da Toyota negli anni ottanta.

    Una schermata di Trello

    Ogni progetto è rappresentato da una tavola o board a viene divisa in colonne chiamate lists all’interno delle quali sono contenuti i compiti da eseguire chiamati cards.

    Le cards possono essere assegnate a diversi membri, possono essere contrassegnate con delle etichette colorate, commentate e votate. Inoltre alle cards possono essere aggiunti allegati e possono contenere cecklists.

    Anche Trello è un’applicazione freemium, cioè ha una versione versione gratuita, con alcune limitazioni, e una a pagamento con funzionalità complete. Quella gratuita ha un limite di upload dei dati di 10Mb per card. La versione Gold costa 5$ al mese o 45$ all’anno e il limite di upload è aumentato a 250Mb a card.

    Trello è principalmente un’applicazione web based, cioè fruibile tramite un browser come Google Chrome o Internet Explorer, ma può essere utilizzata anche con specifiche app su Android, iPhone, iPad e Windows 8 Tablet.

    Come usare Trello: Con Trello puoi gestire tutti i tuoi progetti e condividerli, assegnando i compiti ad altri membri del tuo staff o anche ad utenti esterni. Io per esempio lo uso per gestire i contenuti da pubblicare su alcuni siti che gestisco, oppure per annotare gli appuntamenti e le cose da fare durante la settimana.

    Alternative: Esistono diverse alternative a Trello, altrettanto valide e meritevoli di essere testate. Una di queste è sicuramente Asana, una web app dall’interfaccia molto intuitiva ma non basata sulla metodologia Kanban. Un’altra app molto interessante è Nozbe, basata sulla metodologia GTD Getting Things Done sviluppata di David Allen. Purtroppo però la versione gratuita consente la gestione di soli cinque progetti.

  3. Dropbox.

    Dropbox è un servizio di file hosting che offre la possibilità di salvare i tuoi file su server esterni (cloud) e di sincronizzarli con i vari dispositivi nei quali è installato (computer, smarthphone, tablet).

    DropboxQuando installi Dropbox sul tuo computer o su un altro dispositivo viene creata una cartella nella quale è possibile salvare i file che vuoi siano sincronizzati. Tutti i file contenuti in questa cartella vengono caricati nei server di Dropbox rendendone disponibile l’accesso in qualunque momento e ovunque ci si trovi, tramite internet oppure tramite smartphone e tablet.

    Con Dropbox puoi facilmente condividere i tuoi tuoi file con altre persone come familiari, colleghi, clienti etc, invitandoli ad accedere ad una cartella del tuo Dropbox oppure inviando loro il link al file, foto o altro documento.

    La versione gratuita di Dropbox ha un limite di spazio utilizzabile pari a 2 Gb. La versione Pro, che costa 10$ al mese, mette a disposizione fino a 100 Gb di spazio. Se inviti i tuoi amici a provare il servizio, Dropbox mette a disposizione ulteriori 500 Mb di spazio per ogni segnalazione fino ad un massimo di 16 Gb se hai un account gratuito ed 1 Gb/amico fino ad un massimo di 32 Gb se hai un account Pro.

    Una funzionalità molto utile di Dropbox è la cronologia dei file eliminati. Tutti i file eliminati sono conservati da Dropbox per 30 giorni. Entro questo tempo puoi recuperare qualsiasi versione dei tuoi files accedendo alla tua cartella sul server.La stessa funzione ma a tempo illimitato è disponibile facendo l’upgrade a Dropbox Pro

    Come usare Dropbox. Semplice. Basta registrarsi ed installare il client sul tuo computer, smartphone o tablet. Salva oppure copia o sposta i files che ti interessa sincronizzare o condividere nella cartella Dropbox. Fatto. Adesso potrai accedere a quei file in qualunque momento. Io lo uso per condividere foto o altri documenti con i miei clienti oppure per avere con me una copia dei file senza necessariamente portare il computer o una penna usb.

    Alternative. Ci sono ormai moltissime alternative a Dropbox, con servizi altrettanto validi. Google Drive è una di queste. Mette a disposizione 15 Gb di spazio in condivisione con la tua casella Gmail ed i file salvati utilizzando le applicazioni di Google Docs. Microsoft mette a disposizione 7 Gb di spazio gratuito tramite il suo servizio SkyDrive. Amazon offre 5 Gb di spazio gratuito tramite il suo servizio Amazon S3. Ognuna di queste soluzioni presenta funzionalità simili e in alcuni casi aggiuntive rispetto a Dropbox. Siccome, ormai, lo spazio di archiviazione dei file non è mai troppo, nessuno ti vieta di utilizzarle tutte.

E tu quali apps utilizzi per mantenere alta la tua produttività? Scrivimi i tuoi suggerimenti.


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